[스크랩] 효율성을 높여주는 메모 요령

 

■ 메모를 위한 기본 조건

   

1. 메모를 하는 이유

- 잊지 않기 위해 메모하기보다 잊기 위해 메모한다

- 순간 떠오르는 느낌과 발상을 기억하기 위해 자기 지시를 내린다

- 일상생활과 업무의 진행을 도와준다

- 실적 향상, 일 처리의 효율성, 능력 향상, 새로운 일의 기획, 비망록으로 사용 
   

2. 메모는 습관이다

- 언제 어디서든 메모한다

- 수첩에 자신이 좋아하는 사진을 붙여두고 수시로 들여다본다

- 잘 쓰려고 하지 마라. 메모는 자신을 위해서 하는 것이다 
   

3. 업무에 메모를 활용하는 방법

- ‘처리할 일’, ‘기억해야 할 일’ 식으로 리스트를 작성한다

- 중요도, 우선순위에 따라 순서를 정한 후 끝나면 리스트를 하나씩 지우면서 확인한다

- 일이 끝난 후의 성취감을 만끽한다

- 메모한 내용은 나중에 다시 읽어보고 활용한다 
   

4. 메모하기 위한 환경 조성

- 메모에 필요한 도구부터 준비한다

- 디지털보다 아날로그 방식의 메모 도구를 고른다

- 수첩은 크기를 통일하고 일련번호를 매겨 정리한다

- 메모하는 기술보다 시간과 장소 등 환경을 먼저 조성한다

- 자신만의 시간을 가질 수 있는 공간이나 책상을 마련한다 
   

5. 메모 도구 고르기의 핵심

- 메모 도구를 선택할 때는 편리함도 중요하지만 자신의 취향에 맞는 것을 고른다

- 자신에게 맞는 수첩을 찾았다면 거기에 자신을 맞추며 가능한 바꾸지 않는게 좋다

- 마음에 드는 수첩은 넉넉하게 준비하고, 1년에 한두 번은 자료의 백업 작업을 한다 
   

6. 수첩의 올바른 사용법

- 모든 메모는 일단 적은 후에 정리한다

- 수첩은 여러 권을 사용하지 않는다

- 스프링 노트를 사용하여 핵심 부분만 남긴다

- 손이 닿는 곳에 메모판을 걸어두고 생각나는 대로 적는다 
   

7. 유형별 메모의 방법

- 꼼꼼한 타입 : 항상 휴대할 수 있는 작은 수첩, 처리할 일의 목록, 달력 등을 활용한다

- 감성적인 타입 : 수첩을 휴대하고 다니며 갑자기 떠오른 생각을 적어두었다가 나중에 주제별로 정리한다

- 지성적인 타입 : 노트 한 권에 메모도 하고 사진도 붙이며 감성을 발달시킨다

- 변덕스런 타입 : 별로 메모하지 않는 사람이므로, 먼저 메모에 필요한 도구를 준비하고 메모하는 습관을 기른다  

 

■ 메모의 기술 7가지

   

1. 언제 어디서든 메모하라

- 목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다

- 늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다 
 

2. 주위 사람들을 관찰하라

- 일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라한다

- 일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 일람표를 만들어본다

- 회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다 
 

3. 기호와 암호를 활용하라

- 메모에 글자만 쓰란 법은 없다 
 

4. 중요 사항은 한눈에 띄게 하라

- 중요한 사항에는 밑줄을 긋는다

- 좀더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다

- 삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다

- 중요한 내용은 별도로 요약한다 
 

5. 메모하는 시간을 따로 마련하라

- 메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다

- 일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다

- 하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 든다 
 

6. 메모를 데이터베이스로 구축하라

- 메모는 어떤 형태로든 남겨둔다

- 메모를 모아 책 한 권으로 만든다

- 메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화 한다 
 

7. 메모를 재활용 하라

- 예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다

- 메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다

- 정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다

- 다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다 
 

 

■ 일과 메모

  

1. 업무를 시작하기 전 머릿속을 정리하는 메모

- 자신의 기분이나 심적 상태를 적는다

- 처리할 일의 리스트를 작성한다

- 일의 우선순위를 정한다

- 스케줄이 변경될 때를 대비하여 계획을 세운다 

 

2. 효율성을 높여주는 메모

- 자신만의 도표를 완성하라

- 육하원칙에 따라 정확하게 메모한다 
   

3. 회의할 때의 메모 요령

- 커다란 대학노트를 준비하여 참가자별로 페이지를 등분한다

- 각자 발표한 의견과 반론을 발언자 난에 순서대로 메모한다

- 나중에 다시 읽으며 중요한 발언에 표시한다 
   

4. 협상할 때의 메모

- 말한 사람은 알파벳으로 표시한다

- 이야기한 내용은 모두 적지 말고 중요한 단어만 표기한다

- 그림으로 그려도 좋다 
   

5. 세미나에 참가한 결과를 보고서로 작성하기 위한 메모

- 세미나의 핵심 내용을 파악한다

- 목적과 성과를 알 수 있도록 작성한다

- 별도의 수첩에 기록하지 말고 주최 측이 배포한 자료에 직접 쓴다

- 수첩에 메모할 때는 미리 목적과 성과를 생각하여 메모한다

- 핵심만 기록한 보고서는 핵심만을 요약, 정리한 메모에서 비롯된다 
   

6. 음성 메모의 순서

- 메모하는 것이 부담된다면 머릿속의 생각을 먼저 정리한다

- 녹음은 편하게 말할 수 있는 것부터 시작한다

- 녹음하고 난 후 제목을 붙여둔다

- 녹음 후에는 반드시 한 번은 제대로 들어본다

- 듣고 정리하면서 문장을 쓰는 능력을 기른다 
   

7. 상사를 대할 때의 메모

- 지시한 내용은 그대로 받아 적는다

- 일을 진행하면서 의문 사항이나 아이디어도 함께 적어나간다

- 말이 자주 바뀌는 상사를 대할 때는 상사가 지시하면 바로 그 앞에서 받아 적는다 
   

8. 상사로서 부하 직원을 대할 때

- 부하 직원의 행동 유형이나 성격 등 기본 사항을 파악한다

- 부하 직원에게 명령할 때는 때때로 구체적으로 지시한다

- 한꺼번에 대여섯 가지의 명령을 내려 메모할 수밖에 없는 환경을 만든다 
   

9. 편지나 비즈니스 문서를 작성할 때의 메모

- 무슨 내용을 어떤 식으로 전달하고 싶은지 항목별로 메모한다

- 상대방에게 반드시 전해야 할 사항을 빠짐없이 쓴다

- 다 쓴 후에는 소리내어 읽어본다

- 훌륭한 문장을 만들려고 너무 애쓸 필요는 없다 
   

10. 업무를 끝낼 때의 메모

- A4 용지에 하루 동안 한 일을 항목별로 적고, 완전히 끝난 일은 사인펜으로 지운다

- 매일 메모지에 이런 방식으로 메모를 하고 내일의 할 일을 적어둔 곳에 붙인다

- 이렇게 모아둔 메모지들은 업무의 흐름을 알 수 있게 해준다 
 

 

■ 일상과 메모

  

1. 전화를 걸거나 받을 때의 메모

- 바쁜 와중 전화를 받았을 때는 상대방의 말을 빠짐없이 메모해 둔다

- 전화 통화할 때 숫자와 고유명사는 반드시 기록한다

- 메모지는 큰 종이를 준비하고 나중에 따로 요점만 정리한다

- 자신이 전화를 할 때는 상대방에게 이야기할 내용을 미리 적어본다 

 

2. 정보 스크랩의 의미

- 일정한 크기로 복사하여 파일에 철하거나 붙여서 책으로 만든다

- 복사하여 정리할 때는 기사의 여백에 느낀 점을 간단하게 메모한다

- 일정한 크기로 복사하여 철해 둘 시간마저 없다면, 우선 파일 상자에 넣어두고 나중에 다시 읽어보면서 정리한다

 

3. 세미나와 강연회에서 하는 메모

- 일반적으로 메모를 자주 하지 않는 사람은 글씨체가 예쁘지 않아 읽기에 불편하다

- 나중에 다시 읽을 때 무슨 내용인지만 알아볼 수 있으면 되므로 너무 잘 쓰려고 애쓸 필요는 없다

- 제목은 제일 위에 큼지막하게 쓴다. 누가 무엇에 대해 어떤 말을 했는지 알 수 있도록 쓴다

- 주제별로 페이지를 구분한다. 한 가지 주제가 끝나면 페이지를 바꾸어 기록한다

- 글씨는 읽기 좋은 크기로 쓴다. 글씨가 너무 작으면 나중에 다시 읽을 때 눈이 피로해서 읽을 마음이 사라진다

- 중요한 부분에는 빨간색 펜이나 형광펜으로 표시한다

 

4. 인맥관리를 위한 메모

- 사람을 만난 후에는 반드시 간략하게라도 상대방의 정보를 기록해 둔다

- 명함을 교환하면 만난 날짜, 장소, 그 사람의 특징 등을 명함에 메모한다

- 상대방의 개성이나 특징을 표현할 수 있는 단어나 그림을 명함에 그려 넣는다

- 명함은 명함 지갑에는 물론 수첩과 가방 등 여러 곳에 분산해서 넣어다닌다

- 명함이 없을 때에는 인물 정보를 기입할 수 있는 카드를 활용한다 
   

5. 생각을 정리할 때의 메모

- 차량의 통행이 적은 산책길이나 공원을 걸으며 생각을 정리한다

- 문자화할 도구가 없을 때, 쓰기 싫거나 쓰는 일에 자신이 없으면 일단 녹음한 후 나중에 문장으로 다듬는다

- 비상시에는 휴대전화나 자동응답기를 활용한다 
   

6. 독서할 때의 메모

- 책을 읽을 때는 메모지를 책갈피로 사용한다

- 끼워둔 메모지에 작가의 의도, 핵심 내용, 감상 등을 적는다

- 지저분해져도 상관없다면 책에 직접 쓴다 
   

7. 시각적인 메모 방법

- 항목별로 기재한다

- 이미지로 메모한다

- 관련된 단어들을 나열한다

- 키워드를 적는다  

 

■ 자기관리와 메모 

 

1. 마음의 안정을 위한 메모

- 메모는 작은 것에서부터 시작한다

- 메모를 통해 자신을 발견한다 
   

2. 아이디어가 떠올랐을 때의 메모

- 중요한 생각이 떠오르면 즉시 메모하는 습관을 기른다

- 좋은 아이디어에는 표시를 해둔다

- 아이디어를 잊지 않으려고 메모한다 
   

3. 스트레스 해소를 위한 메모

- 메모와 낙서를 스트레스 해소에 사용한다 
   

4. 하루의 일과를 정리하는 메모

- 일정표를 작성해 본다

- 신경 쓰이는 일은 적어두고 잊어버린다

- 해결되지 않은 문제들은 하나씩 확인하고 정리한다 
   

5. 일기와 메모

- 학생 때의 일기와 사회인이 된 후 일기의 차이

- 일기는 혼자 생각하기 위해 쓴다 
   

6. 꿈속에서 영감을 얻는 메모

- ‘꿈 노트’를 만들자

- 잠들기 전에 꾸고 싶은 꿈을 써본다 
   

7. 자신을 돌아보며 하는 메모

- 하고 싶은 순위 10 &되고 싶은 순위 10을 적어본다

출처 : 망미동 반디

글쓴이 : 반디 원글보기

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